Участие в выставке требует гораздо больше подготовки, чем бронирование площади и печать рекламных материалов. Компании необходимо связать в одном проекте оформление, логистику, работу сотрудников и продвижение до мероприятия. Если требуется передать проектирование, производство и монтаж одному подрядчику, выставочные стенды под ключ позволяют объединить эти работы в рамках единой концепции. Однако даже при таком формате внутри компании нужен ответственный сотрудник, который контролирует сроки и координирует участников проекта.

Определить конкретную цель

Формулировка «показать компанию на выставке» слишком расплывчата. Сначала стоит понять, какой результат бизнес рассчитывает получить. Это могут быть переговоры с партнерами, поиск новых клиентов, презентация оборудования или вывод продукта на рынок.

Цель лучше сразу перевести в измеримые показатели:

• количество целевых контактов и назначенных встреч;
• число демонстраций нового продукта;
• заявки от потенциальных клиентов;
• встречи с дилерами и партнерами.

Такой подход помогает обоснованно распределить бюджет и после мероприятия оценить его отдачу.

Составить календарь подготовки

Главный враг организатора — не объем работ, а нехватка времени. Дизайн экспозиции необходимо согласовать, конструкции произвести, рекламные материалы напечатать, оборудование доставить, а сотрудников подготовить к общению с гостями.

Поэтому единый календарь лучше составить сразу после подтверждения участия. В нем фиксируют сроки разработки проекта, технических согласований, производства, доставки и монтажа. Отдельно указывают ответственных сотрудников. Тогда становится понятно, кто предоставляет макеты, кто отвечает за экспонаты, а кто контролирует пропуска и документы.

Рассчитать полный бюджет

Аренда площади часто составляет лишь часть затрат. В смету входят проектирование и монтаж, электричество, интернет, уборка, транспорт, рекламная продукция и работа персонала.

При расчете стоит предусмотреть:

• услуги организатора и технических служб;
• оформление и оснащение экспозиции;
• перевозку продукции и оборудования;
• проживание и транспорт сотрудников;
• резерв на дополнительные расходы.

Запас бюджета пригодится, если потребуется срочно напечатать материалы, заказать дополнительное подключение или заменить поврежденный элемент.

Продумать пространство и экспонаты

Планировка должна соответствовать сценарию работы команды. Если сотрудники проводят много переговоров, нужна удобная зона со столом и креслами. Для демонстрации техники потребуется свободная площадь, электропитание и безопасный доступ посетителей.

Не стоит заполнять каждый метр мебелью и рекламой. Свободное пространство облегчает движение людей, а несколько хорошо заметных сообщений воспринимаются быстрее, чем стена из текста.

Особого внимания требуют реальные образцы продукции. Еще до доставки необходимо проверить их габариты, массу, требования к подключению и правила ввоза на площадку.

Подготовить сотрудников

Можно вложить серьезный бюджет в оформление, но результат во многом зависит от людей. Команда должна знать продукт, цели участия и порядок работы с посетителями.

Перед мероприятием полезно обсудить:

• кто встречает гостей и проводит презентации;
• какие вопросы помогают определить потенциального клиента;
• где фиксируются контакты и комментарии;
• кто отвечает за переговоры с ключевыми партнерами.

Не менее важен график смен. Сотрудник, который провел на ногах восемь часов, вряд ли сохранит прежнюю вовлеченность к концу дня.

Организовать работу с контактами

Что происходит с визиткой или заявкой после выставки? Этот вопрос желательно решить еще до открытия павильона. Контакты удобно сразу распределять по категориям и дополнять краткими комментариями. Например, можно отметить интересующий продукт, срок закупки и договоренность о следующем звонке.

После мероприятия потенциальному клиенту проще продолжить разговор, если менеджер понимает контекст знакомства, а не начинает общение заново.

Подготовленная выставка похожа на небольшой проект со своим бюджетом, сроками и командой. Чем раньше компания распределит ответственность, согласует оформление, продумает логистику и определит порядок работы с посетителями, тем меньше вопросов придется решать в последние дни. В результате сотрудники смогут сосредоточиться на главном — продуктивном общении с аудиторией и развитии новых деловых контактов.